人事档案服务管理须知

一、　保管档案类别
（一）在本中心实行人事代理的流动人员档案；
（二）东营市行政机关和企事业单位移交的自动离职人员的档案。
（三）辞职、辞退、解聘、辞聘、与用人单位解除合同及未落实单位的各类流动人员的档案；
（四）其他无主管部门自愿委托人事代理的单位和个人的档案。
二、各项业务办理程序
（一）档案转入
1、代理单位或代理人员与人才服务中心（人事代理窗口））签订人事代理协议，缴纳代理费；
2、人事代理窗口出具调档函，原档案管理部门收到调档函后将其档案通过机要交通或选派政治可靠人员递送到人事代理窗口，经审核后转到人事档案接转窗口，再转入人才服务中心档案室。转入的档案必须真实、齐全。
3、本中心负责自转来后档案材料的收集、整理、归档等与档案相关的工作；
（二）档案转出
1、办理档案转出前，代理对象先到人事代理窗口办理同意转出档案手续。
2、代理人员持同意转出证明、调档函、身份证等相关材料到档案接转窗口办理档案转出手续。档案密封后由理人事代理窗口通过机要交通转递。
3、档案接收单位及时将回执退回。
（三）查阅档案
（1）凡与我中心建立人事代理关系的用人单位，需要查阅员工档案的，可开具介绍2名以上人事干部的阅档证明，经人事代理窗口审核同意后，到档案室填写《档案借阅利用情况登记薄》并到指定的工作间阅档。如有摘录或需复印的材料，经档案管理人员审核批准后填写《档案借阅利用情况登记薄》。
（2）有关执法机关如要审阅相关档案，应开具介绍2名以上干部的审档证明，经人事代理窗口审核同意后，再到档案室进行审阅。如有摘录或需复印的材料，报经部长审核同意后，填写《档案借阅利用情况登记薄》。
（3）其他无关单位和任何个人不得查阅他人或本人的档案。
（四）借用档案（单项材料）
委托代理的单位或个人，如有需要，可借用档案内的学籍、职称、入党、商调等材料。借用时，经人事代理窗口审查同意后，借用人持身份证及复印件一份，并填写借条，经档案管理人员审核同意后办理借用手续。
（五）接收归档材料
委托保管档案的单位或当事人，如有档案相关人的学籍、入党、职称、转正定级、年度考核、任职等重要材料，可交我中心档案管理部归档。递交材料时填写《接收归档材料登记簿》。经审核鉴别后，再将材料归入当事人的档案内。
三、注意事项
1、个人不得保管、查阅本人和他人的档案；
2、干部档案的转递是单位与单位之间的组织行为，当事人应服从组织的安排。
3、干部档案是国家的机密材料，务必保持其严密性和完整性，如有残缺破损或未加封条的干部档案，我中心不予受理。
四、人事档案材料收集归档范围
1．在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
2．自传和属于自传性质的材料。
3．考察、考核工作中形成的有关材料：民主评议的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
4．国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。
5．评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
6．创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
7．政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
8．更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
9．党、团组织建设工作中形成的有关材料：
(1)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1-2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；
(2)中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；
(3)加入民主党派的有关材料。
10．表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表，先进事迹材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
11．纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤销处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)，上级批复，离婚材料等。
12．人事任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：人事任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；人事调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。
13．考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
14．办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
15．办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料；因公出国(出境)审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。
16．健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
17．其他对考察了解使用人员有参考价值的材料。